LSS® PROGRAMLARI

Hangi Programlar Uygulanmaktadır?

Üç Adımda Derecelendirme: Derecelendirme Süreci Nasıl İşlemektedir?

Ne LODER ne de LSS denetimlere katılmakta ve derecelendirme belgesi yayımlamaktadır. Derecelendirme süreci bağımsız derecelendirme kuruluşlarınca yürütülmekte ve derecelendirme belgeleri LODER ile derecelendirme kuruluşunun eşit sayıda üyeyle temsil edildiği ‘Derecelendirme kurulu’nca onaylandıktan sonra yayımlanmaktadır.

Derecelendirme kuruluşları, lojistik işlemlerini geçerli olan ve uygulanan standartlara göre denetlemekte ve değerlendirmektedir. Denetim bulgularına göre ‘Derecelendirme kurulu’ dereceledirme belgesini yayımlamaktadır.

Süreç kısaca aşağıdaki aşamalardan oluşmaktadır.

• Derecelendirme Kuruluşuyla İletişime Geçin

Denetim süresi, derecelendirme süreci için gerekli olan yaklaşık süre ve derecelendirme maliyetiyle ilgili bilgi edinmek için derecelendirme kuruluşuyla iletişime geçiniz. Bu bilgiyi size vermek için derecelendirme kuruluşu kuruluşunuz ve yürüttüğünüz işlemlerle ilgili sizden bilgi isteyecektir. Bu bilgileri derecelendirme kuruluşuna ilettikten sonra derecelendirme kuruluşu hem maliyet hem süre ve zaman hem de uygulanacak standartlar konularında size bilgi verecektir.

• Denetim

Derecelendirme için kuruluşunuzun lojistik işlemlerinin özellik ve niteliklerini değerlendirmek amacıyla bir denetim planlanacak ve gerçekleştirilecektir.

• Derecelendirme Belgesini Alın

Bu adımda sizin, kuruluş olarak, yapacağınız her hangi bir iş yoktur. Derecelendirme kuruluşu, denetimi gerçekleşip, denetim bulgularını kaydettikten sonra, derecelendirme kurulu toplanır, denetim bulgularına göre değerlendirmeyi yapar ve denetim sırasında alınan puan ve puan ağırlıklarına göre toplam puanı ve bu toplam puana denk gelen dereceyi belirler. Derecelendirme kuruluşu, derecelendirme belgesini hazırlar ve kurula onaylattıktan sonra yayımlayarak lojistik kuruluşuna gönderir.

LSS derecelendirme belgelerinin geçerlik süresi, derecelendirme belgesinin yayım tarihinden başlamak üzere, üç yıldır. LSS derecelendirme kuruluşu, her yıl, gözetim denetimini gerçekleştirmek için sizinle iletişime geçecektir. Gözetim denetimi, lojistik kuruluş işlemlerinin derecelendirme standartları gerekliliklerine uygun olarak sürdürülüp sürdürülmediğini doğrulamak için zorunludur.

Nasıl Hazırlanmalıyım?

• Program alanını seçip kayıt olduktan sonra derecelendirme süreci için hazırlanmaya başlayabilirsiniz.

Kaydınızı yaptırmak için gerekli olan ilgili formları doldurduktan sonra, formları derecelendirme kuruluşuna gönderiniz ve program için gerekli olan tutarın ödemesini yapınız.

• Konunuzla ilgili standartları edinip standartları çalışmanız gereklidir.

Standartları ve konuyla ilgili belgeleri bu web sitesi üzerindeki ‘Kaynaklar’ sekmesinden alabilirsiniz. Gerekiyorsa, derecelendirme kuruluşuyla iletişime geçerek doğrudan doğruya derecelendirme kuruluşundan e-posta yoluyla da alabilirsiniz.

• Uygunluğun sağlanması.

İlgili standartların gerekliliklerine göre derecelendirileceğiniz kapsamdaki altyapı, donanım ve işlemlerinizi gözden geçirip gerekli düzeltme ve iyileştirmeleri yapmanız gereklidir. Bu bağlamda her bir gereklilik ve ana performans göstergesi için uygunluğun gösterilmesi amacıyla gerekli olan uygulamaların yapılması ve uygunluğun sağlandığına ilişkin kanıtların hazırlanması gereklidir.

• Denetimin planlanması.

Denetime hazır olunca denetim tarihinin belirlenmesi ve denetçi (ve gerekirse teknik uzman) için ulaşımın düzenlenmesi için derecelendirme kuruluşuyla iletişime geçebilirsiniz. Denetim planlama görevlisiyle iletişim sonucuna göre denetim tarihini belirleyebilir ve gerekli olabilen ulaşım bilgilerini derecelendirme kuruluşuyla paylaşabilirsiniz.

• Denetim.

Denetim planlanan tarihte (tarihlerde) yapılacaktır. Denetim, denetim gerekliklerine göre gerçekleştirilir ve denetim bulguları sizinle paylaşılacak ve gerekirse bulunan ana ve küçük uygunsuzluklar size aktarılacaktır.

• Uygunsuzlukların giderilmesi.

Denetim sonucunda saptanan uygunsuzluklar, ister küçük ister büyük olsun, sizinle paylaşılacaktır. Uygunsuzluklarla birlikte, denetim sırasında denetçilerin gözlemleri de, iyileştirilmesi gerekli konular olarak, size aktarılacaktır. Sizin, işletme olarak, uygunsuzlukları kurallara uygun olarak belirlenen süre içinde kapatmanız ve kapattığınıza ilişkin kanıtları derecelendirme kuruluşuna göndermeniz gerekmektedir.

Uygulamanın Önemli Aşamarı

• Kapsam Belirleme

Bir programı uygulamak isteyen kuruluş, ilkin kapsamını belirlemelidir. Kapsam ile kapsam dışı alanlar öncelikli olarak saptanmalıdır. Genellikle kapsanacak alan ile kapsam dışı alan sınırlarının belirsiz olduğu durumlarda, işlemler iç içe girmektedir. Bu noktalarda, eğer fiziksel bir sınır yoksa, işlemler karmaşıklaşabilmektedir. Bunun için fiziksel sınırlar saptanmalı ve karışma riskinin olduğu alanlar kontrol altına alınmalıdır.

• Hizmet veya Ürün Tanımlama

Belge kapsamındaki işlemlerin tanımlanması önemlidir. Bu nedenle, belgelenecek işlemlerin bütün bir süreç ya da bir sürecin kesintisiz bir parçası olması önemlidir. Belgelenecek işlem, belirtildiği gibi bir süreç ya da birkaç süreçten oluşabilir. Bu süreçlerin tanımlanması önemlidir. Belgelenecek süreçlerin süreç akış şemaları oluşturmak kolaylık sağlayabilir.

• Doküman ve Kayıt Oluşturma

Yapılan bütün işlemlerin kontrol altına alındığı ve izlendiğini kanıtlamanın en iyi yolu, işlemlerin nasıl yürütüldüğüne ilişkin yazılı usuller (prosedür, talimat ve formlar) oluşturmaktır. Bu kuruluş içinde hem bütün çalışanların aynı ilke ve kurallara göre iş yapmalarını sağlar hem de işlerin verimini ve etkinliğini arttırır. Geri dönüşler ile çıkabilecek sorunlara önceden yanıt bulunmasını sağlar. Denetimlerde de, işlerin nasıl yürütüldüğüne ilişkin, denetçi ve teknik uzmanlar için belge ve kanıt göstermek sağlanmış olur.

• Eğitim

Programın içeriğini öğrenmek ve uygulamaları buna göre yaparak denetime hazırlanmak için ne ile karşılaşacağınızı bilmelisiniz. Bu nedenle program içeriğini ve neler yapacağınızı bilmenin en iyi yolu, başvurduğunuz programla ilgili eğitim almanızdır.

• Denetim ve Derecelendirme

Hazırlık aşamasını bitirdikten sonraki adımlar denetim ve derecelendirme sürecini kapsamaktadır. Bu süreç, derecelendirme kuruluşu ile birlikte gerçekleşecektir.